Jako Administrator danych osobowych przykładamy dużą wagę do prywatności swoich Gości oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane. W swojej działalności stosujemy się do przepisów chroniących prywatność, w tym w szczególności do Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych Dążymy do tego, żeby każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez nas miała pełną informację o zakresie, celu i sposobie przetwarzania jej danych osobowych oraz informację o przysługujących jej prawach. WEST wykorzystuje w swojej działalności wyłącznie dane niezbędne do realizacji każdego z celów, dla których dane osobowe są przetwarzane.

  1. Kto jest administratorem danych osobowych?Administratorem danych osobowych gości jest firma „DTM System sp. z o.o. sp.k. Oddział Władysławowo POKOJE GOŚCINNE WEST ( dalej zwane WEST lub POKOJE GOŚCINNE WEST) 84-120 Władysławowo ul. Wyzwolenia 84 NIP: 9532648396 Regon: 361052098 KRS: 0000549181

    Jakie są cele przetwarzania danych osobowych gości?

    1. W celu realizacji zawartej z nami umowy w formie karty rejestracyjnej/meldunkowej, a w szczególności:
    • wystawienia niezbędnych dokumentów skorzystania z naszych usług (faktury, paragony) oraz dokonywania płatności gotówkowych i bezgotówkowych;
    • obsługi zgłoszeń, które są kierowane do nas drogą telefoniczną, mailową;
    • wykorzystywania przez nas danych kontaktowych w celu związanym ze świadczeniem usług wynikających z zawartej umowy świadczenia usług;
    • obsługi reklamacji i skarg – jeśli zostaną złożone;
    • w celach podatkowych i rachunkowych, gdyż wymagają tego przepisy prawa.
    1. Zgodnie z prawnie usprawiedliwionym celem Administratora:
    • prowadzenia działań marketingu bezpośredniego własnych usług i/lub produktów. W tym celu będziemy analizować wybory zakupowe związane z naszą działalnością, aby oferować usługi jak najlepiej dopasowane do Państwa oczekiwań i preferencji;
    • podtrzymania relacji z klientem;
    • prowadzenia analiz statystycznych;
    • zapewnienia obsługi płatniczej;
    • windykacji należności;
    • archiwizacji danych w celu zapewnienia rozliczalności i spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa;
    • gromadzonych przez monitoring hotelowy w celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim osobom przebywającym na terenie hotelu;
    1. Zgodnie z wyrażoną przez Państwa zgodą:
    • na przetwarzanie danych w celach marketingowych, handlowych, udzielenia odpowiedzi na zapytanie, statystycznych, promocyjnych przy organizowaniu wydarzeń, konkursów itp.;
    • na przetwarzanie danych:
    • – zapisanych w formularzu kontaktowym;
      – usłudze newsletter;
      – zawartych na karcie rejestracyjnej/meldunkowej;
      – zapisanych w plikach cookies i gromadzonych z naszej strony internetowej
      – przy zapisaniu się do organizowanych programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych;
      – wizerunkowych.

    Ponadto, WEST przetwarza dane osobowe gości gromadzone przez monitoring  w celu zapewnienia bezpieczeństwa gościom   i innym osobom przebywającym na terenie administratora.

    Jaka jest podstawa prawna danych osobowych?

    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa pozyskanych przez WEST jest umowa o świadczenia usług hotelarskiich/gastronomicznych czyli rezerwacja pobytu

    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa wykorzystywanych w celach marketingowych jest zgoda gościa. WEST informuje, że zgoda może zostać w każdym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na ważność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.

    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych gościa przez monitoring jest ochrona jego żywotnych interesów oraz ochrona żywotnych interesów innych osób fizycznych, jak również usprawiedliwiony cel administratora.

     

    Komu mogą zostać przekazane dane osobowe?

    WEST przekazuje dane osobowe następującym kategoriom podmiotów:

    1. Firmom świadczącym usługi wsparcia IT WEST oraz dostarczającym oprogramowanie informatyczne,
    2. Firmom księgowym świadczącym usługi obsługi księgowej,
    3. Firmom transportowym i taksówkarskim, w sytuacji zamówienia przez gościa transportu lub przesyłki kurierskiej,
    4. Firmom(kancelariom) prawniczym świadczącym usługi doradztwa prawnego i zastępstwa procesowego.
    5. Urzędom w celu regulacji opłaty klimatycznej

    Jak długo dane osobowe będą przetwarzane?

    Dane osobowe:

    1. Pozyskane w związku z zawarta umową o świadczenie usług hotelarskich/gastronomicznych będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń podatkowych lub roszczeń cywilnoprawnych WEST lub gościa, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi później,
    2. Pozyskane na podstawie zgody w celach marketingowych będą przetwarzane przez okres ważności zgody na cele marketingowe,
    3. Pozyskane w związku z monitoringiem będą przetwarzane przez 14 dni od dnia utrwalenia, a następnie zostaną trwale usunięte(szczegóły klauzula informacyjna dla o0dwiedzających obiekt)

    Jakie są prawa gościa w związku z przetwarzaniem danych osobowych?*

    Każdy gość ma prawo dostępu do danych osobowych ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Ponadto, każdy gość ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych możliwy jest w siedzibie WEST. Ponadto, WEST udostępnia adres ……………………….., za pomocą którego można kontaktować się w sprawie danych osobowych.

     

     

    Jakie dane przetwarzamy?

    Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak ich nie podanie będzie uniemożliwiało zawarcie umowy oraz skorzystanie z usług oferowanych przez Administratora Danych.

    Wymagamy podania następujących danych: 

    • dane pobierane na kartach rejestracyjnych/meldunkowych: Imię, nazwisko, seria i numer dowodu tożsamości, a także dane kontaktowe jak numer telefonu i/lub email – do celów związanych z obsługą rezerwacji, a także ilość osób, data pobytu, rodzaj pokoju, zlecenie preferencji lub usług dodatkowych. Jeśli korzystają Państwo z parkingu możecie dodatkowo zostać poproszeni o podanie numeru rejestracyjnego pojazdu; Dane firmowe nazwa i adres podmiotu oraz nr NIP w celu wystawienia faktury. W przypadku pobytu osób poniżej 18 roku życia mogą zostać Państwo poproszeni o podanie danych osoby niepełnoletniej takich jak: imię i nazwisko, narodowość i data urodzenia. Dane takie może nam przekazać wyłącznie osoba dorosła.
    • dane pobierane przy rezerwacji telefonicznej lub e-mail: imię, nazwisko, numer telefonu i/lub adres e-mail, ilość osób, data pobytu, rodzaj pokoju, zlecenie preferencji lub usług dodatkowych;
    • dane pobierane przy rezerwacji online dokonywanej przez naszą stronę www: imię, nazwisko, adres zamieszkania, kraj numer telefonu i adres email oraz dane dotyczące karty płatniczej (imię, nazwisko, rodzaj karty, numer karty i data ważności karty – miesiąc i rok oraz kod zabezpieczający CVV , a także ilość osób, data pobytu, rodzaj pokoju, zlecenie preferencji lub usług dodatkowych;
    • dane pobierane w formularzu kontaktowym: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości; dane pobierane prze rezerwacji grupowej:
    • Dane podmiotu (nazwa, adres, numer NIP) jako organizatora, dane osoby do kontaktu ze strony organizatora (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mai), dane opiekuna grupy (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail – w przypadku gdy jest to inna osoba niż do kontaktu ze strony organizatora) oraz imiona i nazwiska uczestników grupy wraz z ich ewentualnym numerem dokumentu w zależności od rodzaju zawartej umowy;
    • dane pobierane przy zleceniu imprezy: imię, nazwisko, seria i numer dowodu tożsamości, dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail), adres zamieszkania, liczba uczestników imprezy, data wykonania usługi.
    • dane pozyskiwane od stron trzecich: z biur turystycznych, biur podróży, systemów rezerwacji  i innych, w których Państwo podaliście swoje dane na potrzeby skorzystania z usługi oferowanej przez nas;

    Czy istnieje możliwość wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?*

    Tak, każdy gość ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 00-193 Warszawa.

    Czy WEST będzie przekazywał dane osobowe poza obszar EOG?*

    Podanie danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska oraz adres zamieszkania jest wymogiem zawarcia umowy o usługi hotelarskie. Brak podania danych osobowych uniemożliwi WEST  zawarcie umowy

    Czy podejmowane są zautomatyzowane decyzje na podstawie danych osobowych, w tym profilowanie?*

    Nie. WEST nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji na podstawie danych osobowych, w tym nie dokonuje profilowania. Do profilowania wykorzystywane są historyczne dane osobowe, które WEST pozyskał w związku z świadczeniem na rzecz gościa usług hotelarskich.